Программа Медок: электронный документооборот с контрагентами

Обычно программы электронного документооборота применяются только для регистрации налоговых накладных и расчетов корректировки. Однако их возможности гораздо шире, и не все об этом знают. Чтобы  значительно облегчить работу за счет автоматического обмена документами с госорганами или контрагентами, вы можете купить программу Медок в Киеве в компании ukrzvit.ua.

Далее вы узнаете, что такое электронный документооборот, как создать и отправить первичный документ (условно — ПД) в программе Медок. 

Что такое ЭДО

Большинство предпринимателей уже используют электронный документооборот для регистрации налоговых накладных и расчетов корректировки. Однако это модуль позволяет обмениваться счетами, актами, договорами и прочей первичной документацией. К тому же у пользователей есть возможность создать шаблон собственного документа.

На сегодня 100% документов создаются в электронном виде, но только 80% — распечатываются. Это связано с тем, что большинство пользователей не доверяют ЭД. Причиной являются сомнения в юридической значимости таких документов. Однако если он оформлен правильно и визирован электронной подписью компании, то имеет такую же юридическую силу, что и бумажный аналог, на котором стоит подпись и печать руководителя.

Что нужно для подключения ЭДО

Для работы с документацией в электронном виде необходимы только ЭЦП и лицензия на электронный документооборот. 

Программа Медок позволяет обмениваться ПД уже при наличии модуля ЭДО. А он есть у большинства компаний. Многие пользователи умеют в нем работать за счет опыта регистрации и обмена налоговыми накладными.

Как создать и отправить первичный документ

Схема работы с ПД такая же, как и при работе с налоговыми накладными и расчетами корректировки.

Для этого:

1. Перейдите в «Главное меню», затем в раздел «Первичные документы», нажмите на «Реестр электронных документов». 

2. Создайте новый документ, нажав на желтый файл+ на панели инструментов. Из выпавшего списка выберите «Электронный  документ». Откроется окно с перечнем документов, которые можно создать. Вы можете выбрать готовый шаблон или создать собственный, а затем добавить его в программу для быстрого создания ПД.

3. Заполните форму. документа. Реквизиты вашей компании подтянутся автоматически — при условии, что вы заполнили карточку предприятия. Если у вас уже сформирована база контрагентов, то их данные также можно загрузить автоматически.

4. Подпишите документ. Для этого кликните «Следующие действия» на нижней панели. Выберите «Подписать документ». Затем в открывшемся окне введите пароль секретного ключа и подтвердите действие командой «Ок». Затем отправьте документ контрагенту, нажав соответствующую кнопку.  

Обратите внимание! Программа Медок позволяет проверить возможность обмена ПД с контрагентами. Перейдите в раздел «Проводники» и выберите подраздел «Контрагенты». Затем укажите партнера и на верхней панели нажмите кнопку «Обновить данные для документооборота». 

Система предложит обновить информацию для выбранных контрагентов. Разрешите это действие и дождитесь результата. По окончанию появится информационное уведомление о наличии или отсутствии контрагентов, которым были отправлены запросы. Нажмите «Ок», чтобы получить информацию о них, в частности, о наличии лицензии на ЭДО. Если она есть, значит вы легко сможете обмениваться первичными документами.